Der er alt for meget plads på kontorerne …

Tekst og foto: Kim Sejr, journalist

Der kunne spares markant på investeringer i kontormiljøer til erhverv og institution. For der er ikke brug for en stor del af disse arbejdspladser. 30-55 procent af skrivebordene står nemlig tomme det meste af tiden, viser de studier og undersøgelser arkitektfirmaet Signal Arkitekter har foretaget gennem en række år.

- Medarbejdernes behov for adgang til skrivebordet som den primære arbejdsplads på kontoret er blevet halveret siden 1980erne. Mange virksomheder kan spare på huslejen ved at finde mindre lokaler. Både offentlige og private virksomheder kan spare store summer ved at opgive lokaler, som ikke bliver udnyttet optimalt. Samtidig er overgangen til fælles kontorlokaler en oplagt mulighed for at dele viden, opbygge relationer og tænke innovativt – samtidig med, at alle medarbejdere ved at deles om arealerne får adgang til flere faciliteter, siger Gitte Andersen, administrerende direktør og partner hos Signal Arkitekter, der rådgiver offentlige og private virksomheder i at designe og forbedre arbejdsrummet på arbejdspladsen.

Uudnyttede ressourcer

- Vi er endnu ikke helt sluppet af med industrisamfundstænkningen, når det gælder vores brug af meget byggeri. For vi bygger vores forudsætning på, at vi altid er i dem, men sådan arbejder vi ikke i informationssamfundet. Der er forskel på arbejdspladserne, men gennemsnittet viser, at en typisk vidensmedarbejder kun sidder ved sit skrivebord mellem 30 til 55 procent af tiden. Så er det indlysende, at nogle virksomheder og kommunale arbejdspladser spenderer penge på en masse uudnyttede ressourcer, siger Gitte Andersen.

Undersøgelsen fra Signal Arkitekter viser således, at medarbejderne er ude af huset 15-30 procent af tiden og sidder i møde 15-30 procent af tiden. Tallene viser, at medarbejdere i bl.a. videntunge virksomheder og landets kommuner ikke bruger deres arbejdsstation, bord og stol i 50 procent af arbejdstiden. Tallene er baseret på analyser indsamlet gennem 13 år i offentlige og private organisationer, for hvordan medarbejdere arbejder og bruger faciliteterne på kontoret.
Ifølge undersøgelsen fra Signal Arkitekter vil der på en typisk dag på kontoret i en dansk virksomhed være 20 ud af i alt 100 personer, der ikke møder op. Seks personer er ude af huset, men kommer tilbage senere. 24 personer sidder i møde eller lignende, mens 13 personer sidder med almindeligt kontorarbejde. 37 personer sidder med koncentrationskrævende arbejde.

Digital kultur og deling

Men det er ikke kun kvadratmeterpladsen, som virksomhederne kan vinde på. I dag er der et betydeligt behov for, at medarbejdere deler viden, og de yngre generationer er opdraget i en digital kultur, der forudsætter fællesskaber, hvor man videndeler – og står bordene tomme så er der lang afstand til den næste kollega, som det måske er vigtigt, at du arbejder sammen med i hverdagen.

- Vi arbejder på en anden måde i dag, end vi gjorde, da bygningerne blev bygget. Mange Virksomheder implementerer aktivitetsbaserede arbejdspladser, som netop fokuserer på at skabe et arbejdsmiljø, hvor det er nemt at kommunikere, dele viden og udvikle en bedre service i fællesskaber med andre kolleger – netop fordi vores arbejdsprocesser er blevet så komplekse at ingen kan vide alt alene – vi har brug for adgang til hinanden i dagligdagen. Det har de mange steder svært ved få, fordi medarbejderne sidder adskilt og ikke taler sammen. Der er jo sket en kæmpe forandring over mod mere samarbejde, medarbejderne imellem, og arbejdsprocessen er blevet mere mobil og fleksibel, siger Gitte Andersen – nu skal brugen af mange af vores eksisterende bygninger bare følge med.

Uformelle mødeområder

Den moderne videnmedarbejder udfører mange forskellige arbejdsaktiviteter i løbet af en dag, som ikke foregår ved skrivebordet. Derfor handler det om at sørge for, at de aktiviteter også får en fysisk plads på kontoret. Arealbehovet på et kontor skal afspejle det reelle behov og ikke det behov, som man byggede til for 10 år siden.

- Hvor man hidtil er gået ind i et almindeligt møderum med fire vægge omkring, der skal bookes tre dage i forvejen, for at holde et møde som skulle vare i halvanden time, så kan man i stedet skabe mere uformelle mødeområder, små oaser, som kan reducere den tid, man bruger på møder i organisationen. Jo mere man arbejder sammen med andre i fælles kontorer, jo mere sænker du de fælles reaktionstider, da du får fat i dine kollegaer langt hurtigere, end hvis man skal rende fra og til møder hele tiden, siger Gitte Andersen og tilføjer:

- Vi kan se, at der er en sammenhæng mellem en organisations mødekultur, og hvor lang tid man bruger i møder, og den måde man i øvrigt indretter arbejdsrummene på. Jo flere et-personskontorer en organisation har jo mere tid bruger man typisk i lange møder, der skal bookes på forhånd, siger Gitte Andersen.

Ingen ejer sin arbejdsplads

- At indrette kontorerne og arbejdspladserne efter de faktiske behov kræver dog en væsentlig forudsætning – nemlig et opgør med medarbejderens ret til sin egen, faste, privatejede individuelle arbejdsplads til forskel fra at dele. Vi kan se, at der er en sammenhæng mellem hvor mange forskellige faciliteter, man kan indtænke i et arbejdsmiljø ift. hvor meget man deler kvadratmeterne. Jo mere vi deler, jo flere faciliteter får alle adgang til, siger Gitte Andersen og fortsætter:

- Ejerskabet til egen arbejdsplads må indgå i en forandringsproces, hvor der i stedet for er fokus på, hvilke opgaver der konkret skal løses, og at man da har adgang til faciliteter, der bedst understøtter aktuelle arbejdsprocesser – og her er skrivebordet kun en af mange faciliteter. Det kan gøres på en anden måde, men det kræver, at vi udfordrer adfærd for hvordan, vi bruger vores rum og kvadratmeter – det er derfor en væsentlig ledelsesopgave at få de fysiske rammer og indretningen til at understøtte virksomhedens strategi og deraf afledte arbejdsprocesser. Teknologien giver os allerede mulighed for at arbejde mobilt og fleksibelt, nu mangler vi bare at udfordre vores adfærd for, hvordan vi bedst bruger vores rum og får adgang til hinanden i dagligdagen, siger Gitte Andersen.

Trenden for kontormiljøerne

Kontorer på 10.000-20.000 kvm: Mange virksomheder har fået nyt domicil i løbet af de seneste 10 år. De, der flytter, er enten fusioneret eller flytter fra meget gammelt kontorbyggeri til nyt.
Kontorer på 3.000-5.000 kvm: Dette segment rykker lige nu. Der er fokus på optimering og attraktive arbejdspladser, så man kan rekruttere nye dygtige medarbejdere.
Kontorer på 150-500 kvm: Virksomhederne flytter fra de små baggårdslejemål til nye moderne og attraktive kontorfællesskaber, hvor de kan få råd til at bo, fordi de deler faciliteter med andre.

Foto: - En typisk medarbejder sidder kun ved sit skrivebord mellem 30 til 55 procent af tiden. Så er det indlysende, at nogle virksomheder og kommunale arbejdspladser spenderer penge på en masse uudnyttede ressourcer, påpeger Gitte Andersen, Signal Arkitekter. 

Læs mere om kontorindretning, møbler, belysning og møbelmesser i Byggeplads.dk. Bestil abonnement:

http://www.byggeplads.dk/bd/kontakt/abonner-paa-magasinet-byggepladsdk